Kemin Digipolis oy:n asiakkuuspäällikkö Leena Enbuske on tottunut pitämään useita lankoja käsissään ja erilaisten tapahtumien järjestelyt sujuvat häneltä varmoin ottein. Niinpä Digipolis alkaa olla valmiina starttiin yhteismessuosastollaan pk-kaivospalveluyritysten kanssa alan suurtapahtuma FEM2025:een Kittilän Leville 28.-30. lokakuuta.
"Autokin on saanut nastat alleen, joten olemme lähes valmiita lähtöön. Pientä jännitystä on ilmassa, mutta sehän kuuluu asiaan ja tekee tapahtumasta entistä odotetumman", Leena Enbuske hymyilee.
Digipolis lähtee FEM2025 -kaivostapahtumaan yhteisosastolla, jossa on mukana kymmenkunta kaivospalveluyritystä pääasiassa Lapin alueelta.
"Tapahtumaan on enää hetki aikaa, ja suunnitelmista on siirrytty toteutukseen. Messuosaston teema on päätetty, vastuut on jaettu ja suurin osa käytännön järjestelyistä on jo hoidettu. Seuraavaksi keskitymme viimeistelyyn: varmistetaan, että kaikki tarvittava on tilattu ja toimitettu, tavarat ovat pakattuina messulaatikoihin ja valmiina matkaan kohti Leviä", Enbuske kertoo.
Valmistelutyötä on tehty pitkin syksyä. "Messujen valmisteluihin sisältyy paljon käytännön järjestelyjä, mutta myös luovaa ideointia. Kun osastovaraus on vahvistettu, henkilöstö rekisteröity tapahtumaan ja majoitukset varattu, siirrytään messuosaston visuaalisen ilmeen suunnitteluun. Suunnitelman pohjalta tilataan kalusteet, materiaalit, tarjoilut ja muu tarvittava rekvisiitta."
Jotta kaikki etenee aikataulussa ja sovitusti, ilman ylimääräisiä kustannuksia, tehtävät on tärkeää listata ja aikatauluttaa messujärjestäjän ohjeiden mukaisesti. Leena Enbuske kertoo, että valmisteluihin kuuluu paljon yhteydenpitoa: puheluita, sähköpostiviestejä, suunnitelmien viimeistelyä, tilausten tekemistä, toimitusten vastaanottamista ja yksityiskohtien varmistamista. "Lisäksi pidämme aktiivisesti yhteyttä yhteismessuosastolle osallistuvien toimijoiden kanssa, jotta kaikilla on ajantasainen tieto ja messuvalmistelut etenevät sujuvasti yhdessä."
Hyvä tapahtuma jättää jäljen
Leena Enbuske on saanut Digipolis-Kemin Teknologiakylässä yli 20 vuoden aikana olla mukana järjestämässä monenlaisia tapahtumia: suuria ja pieniä, kotimaisia ja kansainvälisiä.
"Hyvä tapahtuma, oli kyseessä sitten yritystilaisuus, seminaari, messut tai vaikkapa perhejuhla, rakentuu yllättävän samankaltaisista elementeistä. Huolellinen suunnittelu, selkeä tavoite ja toimiva yhteistyö muodostavat perustan, jonka varaan tapahtuma rakentuu."
Vuosien aikana yhteistyökumppaniverkostot ovat karttuneet. "Toimivat kumppanuudet helpottavat arkea ja säästävät resursseja merkittävästi. Luottamus, jota on rakennettu yhdessä, näkyy sujuvana tekemisenä ja yhteisenä tavoitteena onnistua", Enbuske toteaa.
Tapahtumien järjestämisessä olennaista on kokonaisuuden hahmottamiskyky ja aikataulutus. Tietyissä asioissa on oltava periksiantamaton. Vaikka kokemus on vankka, Enbuske nauttii siitä, että saa kokeilla uusia asioita. "Ennen kuin varsinainen suunnittelutyö alkaa, mietin tarkoin tapahtuman kohderyhmää ja luonnetta. Tavoitteena on tehdä helposti lähestyttäviä ihmiseltä ihmiselle -tapahtumia. Fyysinen tila antaa tapahtumalle kehykset, mutta muuten on hyvä katsoa kulloistakin tilaa uudesta vinkkelistä. Ja tunnelma – sen pitää tuntua ja jättää jälki, sillä voi yllättää positiivisesti, toki myös päinvastaisella tavalla, mutta sitähän me emme halua."
Hän kokee olevansa parhaimmillaan kulissien takana, siellä missä tapahtuman sujuvuus syntyy: roudarina, aikataulujen ja yksityiskohtien varmistajana, taustalla tarkkaillen ja ennakoiden sekä vieraita hostaten. "Viihdyn aidosti ihmisten kanssa. Pidän tuntosarvet pystyssä ja yritän ennakoida sekä sitä kautta reagoida tilanteissa mahdollisimman huomaamattomasti, jotta osallistujat voivat keskittyä olennaiseen. Usein en itse ehdi nauttia tapahtumien sisällöstä paikan päällä, vaan palaan niiden tunnelmaan valokuvien, tallenteiden ja palautteiden kautta. Juuri palautteella, niin ruusuilla kuin risuilla, on suuri merkitys. Se ei ole vain mittari onnistumiselle, vaan myös polttoainetta motivaatiolle ja kehittymiselle."
Tapahtuma on aina yhteinen ponnistus
Yksin kukaan ei järjestä onnistunutta tapahtumaa. Tarvitaan monia käsipareja ja yhteinen päämäärä. "Toisaalta jo yksi oikealla asenteella varustettu tekijä voi olla se kipinä, josta syntyy toimiva ketju ja hieno lopputulos. Tapahtumien järjestäminen on parhaimmillaan yhteispeliä. "
Hyvä yhteistyö vaatii avointa kommunikaatiota, kuuntelemista ja ennen kaikkea sitoutumista yhteiseen tavoitteeseen. "Luottamus, vastuun jakaminen ja hyvä organisointi ovat avainasemassa. Kun suunnittelua tehdään porukalla ideat rikastuvat, näkökulmat monipuolistuvat ja käytännön haasteisiin löytyy luovia ratkaisuja. Aikatauluista kiinni pitäminen ja selkeä työnjako helpottavat yhteistyötä ja vähentävät stressiä."
Digipolis on ollut mukana joka toinen vuosi järjestettävässä kaivostapahtuma FEMissä jo vuodesta 2011 ja Leena Enbuske vuodesta 2015 alkaen. Myös yritykset Digipoliksen Finnish Mining Services -yhteisosastolla ovat pysyneet pääosin samoina.
Akkoy Service oy on ollut mukana kaikilla kerroilla. Toimitusjohtaja Arto Koivumaa kertoo, että Akkoy Servicen saa lähtemään FEMiin kerta toisensa jälkeen se, että tapahtumassa tapaa keskitetysti oikeanlaisia henkilöitä yhdellä reissulla. "Meille tämä on messutapahtuma, vaikkakin monille kävijöille konferenssi. Tältä vuodelta odotan hyviä tapaamisia ja näkyvyyttä yritykselle", toteaa Koivumaa.
FEM -kaivostapahtuma on enemmän kuin messut tai konferenssi
Digipoliksen Finnish Mining Services -osastolla yritysten edustajat tulevat tutuiksi pitkien päivien aikana. "Yhteistyö syvenee tällaisissa kohtaamisissa. Koen, että tämä tuo yhteistyöhön inhimillisyyttä, kasvattaa luottamusta ja auttaa ymmärtämään paremmin toinen toisiamme, niin kollegojen kuin yrityskumppaneiden kesken. Yhteiset pitkät päivät hitsaavat porukan yhteen. Näen tässä myös mahdollisuuden yritysten väliselle yhteistyölle. Kun viettää näinkin tiiviin setin yhdessä samassa tilanteessa, syntyy luontevasti keskusteluja ja kohtaamisia, jotka parhaimmillaan voivat avata uusia ideoita ja yhteistyökuvioita tulevaisuudessa."
Pitkät messupäivät vaativat energiaa ja joustavuutta. "Siksi avoin kommunikaatio, huumori ja hyvä fiilis ovat tärkeitä. Ne auttavat jaksamaan ja luovat positiivista ilmapiiriä koko porukalle. Finnish Mining Services -yhteismessuosastolla osaaminen, energia ja hyvä fiilis yhdistyvät, joten innolla odotan messupäiviä heidän kanssaan", Enbuske sanoo.
Mikä on FEMin salaisuus? Tapahtuman yrityspaikkoja ei hevin vapaudu, sillä seuraavan tapahtuman paikat on buukattu saman tien edellisen päätyttyä. "Tämä on se paikka, missä pitää olla. Yrityksille tämä on tilaisuus olla esillä oikeassa paikassa oikeaan aikaan, ja kohdata oikeita asiakkaita, kumppaneita ja päättäjiä kerralla ja ajan kanssa. FEM on enemmän kuin messut ja konferenssi, se on alan kohtaamispaikka. Tunnelma, yhteishenki ja intensiiviset päivät Lapin ainutlaatuisissa maisemissa tekevät siitä elämyksen, joka saa ihmiset palaamaan aina uudestaan. Tapahtuma koetaan merkitykselliseksi, ajankäytön arvoiseksi tapahtumaksi", Leena Enbuske kiteyttää.
